ПФР разъяснил порядок работы с электронными трудовыми книжками

Электронные трудовые книжки ввели с 1 января 2020 года

1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

В связи с введением в оборот электронного образца документа, на горячую линию ГУ ПФР № 5 поступило ряд вопросов от работодателей САО г.

 Москвы и подмосковных городов Химки, Долгопрудный, Лобня, Талдом, которых интересуют новые возможности трудового документа.

На наиболее актуальные вопросы отвечает начальник ГУ ПФР № 5 Александр Акименко

-Прежде всего, хочу отметить, что электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета,- говорит он.

По его словам, начиная с 2020 года, работодатели направляют в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Данные передаются ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, и включают в себя информацию о таких кадровых событиях, как прием на работу, перевод работника на другую должность или увольнение.

Далее он ответил на вопросы от работодателей:

Можно ли продолжать вести трудовую книжку, как раньше?

Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно.

Работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

2. Могут ли все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на электронную книжку? Можно выкидывать?

Если человек выбирает электронную трудовую книжку, то это не означает, что бумажная трудовая книжка перестает использоваться, и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения, начиная с 2020 года.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что эти данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);

в территориальном органе Пенсионного фонда России;

в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.